Pagos a proveedores

Para pagar muchas facturas a la vez. Es un módulo que no viene incluido en el plan: se contrata aparte, para negocios con local o híbridos, y lo activa Rukkos. Para activarlo, escríbenos a soporte@rukkos.com o por WhatsApp al +57 318 127 5424.

Rukkos arma el lote y registra los pagos, pero la plata sale siempre de tu cuenta. Con el archivo, tú apruebas el pago en tu banca y luego confirmas en Rukkos lo que el banco aplicó. Con una plataforma de pago conectada (hoy Global66), el pago sale de tu propia cuenta en esa plataforma cuando le das Enviar a Global66, y Rukkos lo registra cuando la plataforma confirma. Para pagar una factura suelta, usa Registrar pago en Compras.

Antes: la cuenta de cada proveedor

En la ficha del proveedor, pestaña Datos de pago, haz clic en Agregar y carga su Cuenta bancaria o su Llave Bre-B. La cuenta queda sin verificar: para poder pagarle, otra persona del negocio con permiso para confirmar pagos (el dueño o un administrador) tiene que verificarla con Verificar. Es para evitar fraudes.

Arma el lote

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   Revisa lo que debes

   En Por pagar están todas las facturas a crédito con saldo (de Compras y del buzón), con su vencimiento, la cuenta del proveedor y el monto A pagar, neto de retención. Si quieres pagar una parte, cambia el monto.
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   Selecciona

   Marca las facturas. Las que no pueden entrar dicen por qué: por ejemplo, Falta verificar la cuenta o Ya está en otro lote.
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   Crea el lote

   Elige la cuenta de donde Sale de la plata (tus medios de egreso de tipo cuenta bancaria) y la Fecha de pago, y haz clic en Crear lote. Si tienes una conexión de pago lista, en Cómo pagas eliges si va por Archivo para el banco o por esa plataforma.

Paga en tu banco y confirma

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   Descarga el archivo

   Abre el lote y haz clic en Generar archivo. Es un archivo que se abre en Excel, con una fila por factura: proveedor, banco, cuenta o llave y monto. Úsalo para cargar los pagos en tu banca empresas.
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   Aprueba en tu banco

   Descargar el archivo no paga nada. Hasta que confirmes, la deuda con el proveedor sigue abierta.
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   Confirma

   Cuando el banco aplique los pagos, haz clic en Confirmar pagos. Pon la Fecha en que el banco pagó (arranca en la fecha del lote), marca Fallida la factura que el banco no haya pagado (queda pendiente para otro lote) y haz clic en Registrar pagos. Antes de registrar, la hoja te dice cuántos pagos se registran y por cuánto.

Cada factura pagada registra su pago con el asiento contable, con la fecha en que el banco pagó, y su saldo baja en Compras y en Proveedores. También queda su comprobante de egreso (CE-1, CE-2…), con el valor en letras y la imputación contable: ábrelo desde la fila de la factura o con Comprobantes en el lote, e imprímelo o guárdalo como PDF. Es un soporte contable tuyo: no se envía a la DIAN. Si todas las facturas del lote quedan fallidas, el lote cierra Sin pagos.

Mientras ningún pago esté confirmado, puedes Cancelar lote para liberar las facturas. Si ya descargaste el archivo, Rukkos te pide confirmar que el banco no lo aplicó, porque si lo aplicó esas facturas se podrían pagar dos veces; y solo puede hacerlo quien confirma pagos.

Conexiones de pago

El engranaje de arriba a la derecha, en Pagos a proveedores, abre Conexiones de pago: las cuentas desde las que se les paga a tus proveedores sin bajar archivo. Hoy está Global66. Cuando una queda lista, aparece en Cómo pagas al crear el lote. En un lote por Global66 haces clic en Enviar a Global66 y cada pago se registra solo cuando Global66 confirma que llegó; para revisarlo ya mismo, usa Actualizar estado.

Anticipos

Si un proveedor te cobra antes de facturar, haz clic en Nuevo anticipo. El anticipo queda por pagar en el siguiente lote, como una factura más. Cuando llega la factura, ábrela en Compras y, en el aviso de anticipos sin aplicar, haz clic en Aplicar.