Buzón de recepción

Con el Buzón de recepción, tus proveedores te facturan a una dirección de correo de tu negocio y las facturas llegan a Rukkos ya leídas. Nada se contabiliza solo: siempre registra una persona. Es un módulo que se activa aparte, para negocios con local o híbridos; si no lo tienes, escríbenos.

Tu dirección de recepción

Arriba del buzón está la dirección (termina en @rukkos.com) con el botón Copiar. Dásela a tus proveedores para que te facturen ahí. Si dice Todavía no tienes dirección de recepción, escríbenos a soporte@rukkos.com y la activamos.

Cómo entra una factura

• Por correo: el proveedor manda el ZIP o XML de la DIAN, o un PDF o una foto. Rukkos lo revisa cada 10 minutos: con el XML los datos salen exactos; sin XML, la IA lee el PDF o la imagen.
• A mano: con Subir factura subes un PDF o una foto (hasta 4 MB) y la IA lo lee en el momento.

En la lista filtras por Por revisar, Registradas, Descartadas o Todas, y buscas por número, proveedor o NIT. Cada factura dice su estado y qué te toca hacer: por ejemplo, Lista para registrar, Leída por IA (revísala línea por línea) o No se pudo leer (regístrala a mano). Las notas crédito y débito se pueden ver, pero no se registran desde aquí.

Registra una factura

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   Proveedor

   Si la factura trae el XML de la DIAN y el proveedor ya está en tu lista, llega enlazado por su NIT. Si no, elige el Proveedor de tu lista (o créalo). Así la próxima factura de ese proveedor llega con los insumos ya puestos.
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   Destino

   Elige si va a Inventario (insumos) o a Gasto. Lo heredan todas las líneas, y cada una se puede cambiar por separado. Con Recordar para las próximas Rukkos lo repite la próxima vez.
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   Líneas

   En las de inventario elige el insumo, la cantidad y el precio (Rukkos los propone por el historial del proveedor o por el nombre). Las de gasto no necesitan insumo ni cantidad: eliges la categoría y la cuenta de gasto.
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   IVA, retención y pago

   Revisa si el IVA es descontable, decide la retención en la fuente (no viene en el XML: la decides tú, y aplica a los insumos y al gasto) y con qué se pagó, o A crédito si la pagas después.
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   Registra

   Haz clic en Registrar. La parte de inventario entra como una compra con sus lotes, y la de gasto como un gasto en Compras, con sus asientos. La factura queda Registrada y un aviso arriba de la lista te lo confirma.

Mercancía que llegó sin factura

Si la mercancía llega antes que la factura, regístrala en la compra de inventario respondiendo Todavía no a «¿Llegó la factura con la mercancía?». El stock entra hoy con el precio que negociaste y queda por facturar, sin cuenta por pagar. Cuando llegue la factura, regístrala en la misma pantalla con Sí, con factura y el mismo proveedor (o ábrela en el Buzón de recepción, si lo tienes): Rukkos te propone cruzarla con esa recepción, no vuelve a sumar stock y te muestra la diferencia entre lo recibido y lo facturado. Si no escribiste las líneas, Partir de lo que llegó en la recepción las trae para que corrijas el precio. Las recepciones abiertas están en Compras › Por facturar, y si una pasa el plazo que elegiste en «Avísame si la factura no llega en», te aparece en Inicio. Si tu negocio no descuenta IVA, el IVA de la factura se suma al costo y no cuenta como diferencia de precio.

Anular un registro

Si registraste mal una factura, ábrela y haz clic en Anular registro. Se anulan la compra y su asiento, sale del inventario lo que entró y, si tenía documento soporte, se reversa ante la DIAN. La factura vuelve a la bandeja con lo que ya tenía asignado, para registrarla de nuevo. No se puede si la factura se cruzó con una recepción, si ya usaste lo que entró o si ya la pagaste: el botón queda apagado y te dice por qué.