Nómina electrónica

Nómina es un complemento para negocios con local o híbridos. Toma las horas, los recargos nocturnos y los dominicales de los turnos que ya marca tu equipo, calcula salud, pensión, prestaciones y retención, deja el desprendible de cada empleado y transmite la nómina electrónica a la DIAN. Cuesta $49.000 al mes por sucursal, sin cobro por empleado, con la transmisión incluida.

Contrátala

En el menú, en Finanzas, entra a Nómina y haz clic en Contratar. Hoy se cobra solo la parte del mes que falta hasta tu próximo cobro; desde ahí va en tu cobro mensual. Solo el dueño o el administrador la pueden contratar.

Configura tu empresa

Con Nómina contratada aparece en Configuración el grupo Nómina, con cuatro pestañas: Empleador, Habilitación DIAN, Valores legales y Cuentas contables.

• Empleador: si eres empresa o persona natural, la ARL y la caja de compensación (son de la empresa, no de cada empleado), si pagas cada mes o cada quincena, el día de pago, la ciudad y si el desprendible se envía por correo al pagar.
• Valores legales: el salario mínimo, el auxilio de transporte, la jornada y los recargos ya vienen cargados con su fecha de vigencia. El recargo dominical va al 90 % y sube a 100 % el 1 de julio de 2027.
• Cuentas contables: Rukkos te sugiere las cuentas de la nómina; si faltan, créalas con un clic. Con ellas, cada nómina aprobada y cada pago dejan su asiento.

Habilítate ante la DIAN

Se hace una sola vez, en Configuración › Nómina › Habilitación DIAN, en seis pasos. Tu facturación electrónica no cambia.

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   Cuenta y certificado

   Son los de tu facturación electrónica: si ya facturas, este paso sale listo.
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   Registra el software en la DIAN

   En el portal de habilitación de la DIAN, en Registro y habilitación › Documentos electrónicos › Nómina electrónica, eliges Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste, luego Emisor, y asocias el modo de operación Software Propio con un nombre y un PIN que eliges tú.
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   Copia los tres datos

   Del listado de modos de operación del portal copias el ID del software, el PIN y el TestSetId, los pegas en Rukkos y haces clic en Guardar los datos.
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   Envía el set de pruebas

   Con Enviar el set de pruebas, Rukkos manda 8 documentos de prueba. La DIAN responde en minutos o hasta en un día, y te avisamos por correo. Si los rechaza porque una nota de ajuste llegó antes que su nómina (NIAE191), tus datos están bien: usa Enviar el set de nuevo (a veces hacen falta dos o tres envíos).
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   Sincroniza a producción

   Con el set aceptado, en el portal de la DIAN aprieta Sincronizar a Producción. Lo haces tú: Rukkos no puede hacerlo por ti. Después marca la casilla en Rukkos. Sin ese paso, la DIAN rechaza tus nóminas reales.
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   Activa

   Deja los prefijos NE (nómina) y NA (notas de ajuste) y haz clic en Activar.

Agrega a tu equipo

En Empleados haz clic en Agregar empleado, o desde Staff, en el menú de cada persona, elige Agregar a nómina. Si lo traes de Staff (¿Ya está en Staff?), se llenan su nombre y su correo, y sus turnos entran solos a la liquidación. Sin Staff, la liquidación no toma turnos: ni recargos ni horas extra.

• Quién es: documento, nombres, el correo (ahí le llega el desprendible) y la Ciudad donde trabaja, que va en la nómina electrónica.
• Contrato: cargo, fecha de ingreso, tipo de contrato, salario y jornada (Tiempo completo, Medio tiempo o Por horas). A la derecha, Lo que te cuesta al mes muestra el costo con la seguridad social y las prestaciones, y lo que recibe la persona.
• Seguridad social y pago: EPS, fondo de pensiones, fondo de cesantías, el riesgo de la ARL (meseros y cocina suelen ser clase I) y Cómo se le paga: transferencia, efectivo o cheque.

En la lista de Empleados, Datos para la nómina te dice qué le falta a cada uno (la cuenta de pago, la EPS, un fondo o la ciudad) o ✓ Completos.

Verifica las cuentas de pago

Una cuenta nueva o cambiada no recibe pagos por archivo, Wompi ni Global66 hasta que la verifica otra persona, distinta de quien la cargó (salvo que nadie más pueda entrar a Nómina). En Cuentas por verificar, confirma con el empleado el banco y los últimos 4 dígitos, y que la cuenta esté a su nombre, y haz clic en Verificar cuenta. Mientras tanto se le puede pagar en efectivo o a mano.

Registra las novedades

En la ficha del empleado, Registrar novedad: lo que no vino a trabajar (incapacidad, vacaciones, licencia, suspensión), lo que se le paga de más (bonificación, comisión, auxilio, otro pago) y lo que se le descuenta (libranza, préstamo, embargo, otro descuento). A la derecha ves al instante cómo cambia su nómina del mes, línea por línea, antes de guardar.

Liquida y aprueba el mes

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   Liquida

   En Liquidaciones, en Liquidar otro mes, elige el mes y haz clic en Liquidar. Puedes hacerlo antes de que termine y Recalcular cuantas veces quieras mientras no la apruebes.
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   Revisa las horas

   Rukkos toma los turnos cerrados de cada persona: el domingo o festivo lleva el recargo dominical (90 %) y la noche, desde las 7 p. m., el recargo nocturno (35 %). Esos recargos ya vienen incluidos. Lo que pasa de la jornada semanal son horas extra.
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   Aprueba las extras

   Las horas extra no se pagan solas: si las autorizaste, haz clic en Aprobar y pagar en el aviso de cada persona.
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   Aprueba la nómina

   Revisa el desprendible de cada uno y sus avisos, y haz clic en Aprobar la nómina. Los turnos quedan marcados y ya no se pagan por Pago de salarios, así que no se pagan dos veces.

Mientras nadie esté pagado puedes Volver a borrador para cambiarla. Si ya le pagaste a alguien, usa Corregir la nómina pagada: los pagos hechos se respetan y se paga o se descuenta la diferencia.

Paga

Desde la liquidación aprobada, Pagar. Por transferencia, elige de qué cuenta sale y arma el archivo para tu banca empresas (lo subes a tu banco y vuelves a confirmar lo que el banco aplicó: exportar no es pagar), o envíalo por Wompi o Global66 si los conectaste. En efectivo, Marcar pagado saca la plata de la caja abierta. Si le transferiste desde la app de tu banco, regístralo con Registrar un pago a mano y la referencia. Puedes pagar a unos hoy y a otros después.

Al confirmar cada pago se registra en la contabilidad y, si está encendido en Empleador y la persona tiene correo, le llega su desprendible en PDF.

Transmite a la DIAN

En Transmisión DIAN se manda un documento por empleado al mes, aunque pagues cada quincena, con la nómina aprobada. El plazo es hasta el día 10 del mes siguiente: te escribimos el día 1 y, si queda algo, el día 7. Haz clic en Enviar lo que está listo. Si a alguien le falta un dato, la lista te dice cuál.

Un documento aceptado no se edita: si la nómina cambia después de enviarla, aparece Enviar reemplazo. Eliminar un documento ante la DIAN es solo para cuando ese mes no hubo nómina para esa persona; lo hacen el dueño o el contador, y no se puede deshacer.