Contabilidad

Rukkos lleva tu contabilidad sola: cada venta, compra, pago y producción arma su asiento con las cuentas que configuraste en Plan de cuentas y asientos automáticos. En FINANZAS › Contabilidad están las herramientas para revisarla y para lo que no pasa por la operación. Los módulos van agrupados en Operacion diaria, Activos y pasivos, Tributarios y Reportes contables. El rol Contador entra por defecto a Contabilidad, Facturación e Informes.

Asientos: el libro diario

En Asientos ves todos los asientos, automáticos y manuales, con filtros por tipo, estado y origen (pedidos, mesas, producción, compras). Arranca mostrando solo los de hoy: cambia el rango de fechas para ver más. Toca un asiento para ver sus líneas; cada cuenta te lleva a su libro mayor.

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   Asiento manual

   Haz clic en Nuevo asiento, escribe la Fecha y la Descripcion, y agrega las líneas con su Cuenta, Debe y Haber (+ Linea para más). El botón Crear asiento se activa cuando el debe y el haber cuadran.
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   Anular

   Un asiento manual se anula con Anular y un motivo. Deja de contar en los informes. Los asientos automáticos no se anulan aquí: se anula la venta, la compra o el pago que los generó.

Cierre de mes

Cuando ya declaraste los impuestos de un mes, ciérralo en Cierre de mes para que nadie cree, cambie ni anule asientos con esa fecha. Haz clic en Cerrar mes: Rukkos te muestra si el periodo cuadra (si no cuadra, no se puede cerrar) y haz clic en Confirmar cierre. Pueden cerrar el Owner, el Admin y el Contador. Solo el Owner puede Reabrir un mes, con una razón obligatoria.

Conteo físico de inventario

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   Inicia el conteo

   En Conteos fisicos, haz clic en Nuevo conteo e Iniciar conteo. Rukkos congela el stock que tiene el sistema en ese momento. Solo puede haber un conteo abierto a la vez.
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   Captura lo que hay

   Escribe en Fisico lo que contaste de cada insumo (puedes usar otra unidad) y guarda con Guardar. Filtra por Sin contar o Con diferencia para avanzar rápido.
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   Aplica

   Revisa el Resumen del conteo con el impacto neto y haz clic en Aplicar. Rukkos ajusta el inventario y hace un asiento por cada insumo con diferencia: los faltantes van a pérdida (539525) y los sobrantes entran al inventario. Se valoran al último precio de compra.

Conciliaciones

En Conciliaciones compruebas que lo que dice el banco o la pasarela coincide con tus asientos. Crea la cuenta con Nueva cuenta (banco o pasarela, con su cuenta contable 11xx) y carga los movimientos con Importar extracto: un CSV con fecha, descripción y monto, o a mano. El reporte de desembolsos de Wompi se reconoce solo, con su comisión y sus retenciones. Mercado Pago, vinculado como integración, trae los movimientos solo con Traer movimientos.

Con Auto-conciliar, Rukkos cruza solo los movimientos que tienen un único asiento con el mismo monto y la misma fecha. El resto lo cruzas a mano en Conciliar a mano: eliges el movimiento del extracto y la línea del libro, y haz clic en Conciliar seleccionados. Si la pasarela te pagó menos por su comisión y sus retenciones, marca Explicar la diferencia (con el monto) y Rukkos hace ese asiento. Para un movimiento que no está en el libro (por ejemplo, el 4x1000 o un interés), usa Crear asiento.

Propinas y salarios

En Pago de propinas repartes el saldo de propinas entre quienes tienen marcado Recibe propina en Staff, según las horas de sus turnos cerrados en el rango. Revisa la Distribucion por horas, escribe el Monto a pagar (no pongas más que el saldo pendiente), elige el Medio de pago y haz clic en Registrar pago.

En Pago de salarios liquidas las horas de los turnos cerrados que no se han pagado, por la tarifa por hora de cada persona. Revisa el Detalle por staff, elige el medio de pago y haz clic en Liquidar y pagar. Los turnos quedan pagados, así que no se pagan dos veces. Lo hacen el Owner, el Admin y el Manager; el Contador no. Es un cálculo básico por horas: la nómina con seguridad social, prestaciones y transmisión a la DIAN se hace en Nómina electrónica (Finanzas › Nómina), y los turnos que entran en una nómina aprobada ya no aparecen aquí.

Cajas menores

Un fondo fijo de efectivo a cargo de alguien de tu equipo, para gastos pequeños. Créalo con Nuevo fondo (nombre, responsable, monto fijo y de dónde sale la plata): Rukkos le crea su cuenta contable y el asiento. Cada gasto se registra con Registrar gasto, con su cuenta y la Foto del recibo (obligatoria). Cuando se gaste, Restituir lo devuelve al monto fijo; Cerrar fondo devuelve el remanente y lo cierra (no se puede deshacer).

Activos fijos

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   Registra el activo

   Haz clic en Nuevo activo: nombre, categoría, fecha y valor de adquisición, valor residual y vida útil en meses. Elige sus tres cuentas (Rukkos te las sugiere según la categoría).
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   Su compra

   Marca Generar asiento de adquisicion ahora y elige con qué se pagó. Viene desmarcada: si no la marcas, el activo no entra a tu balance.
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   Deprécialo cada mes

   La depreciación no es automática: cada mes haz clic en Depreciar mes y elige el periodo. Rukkos hace el asiento de todos tus activos y se salta los que ya depreció.

Si vendes o pierdes un activo, ábrelo y haz clic en Dar de baja: Rukkos cancela su depreciación y registra la ganancia o la pérdida.

Impuestos

• Retencion en la fuente: actualiza la UVT del año y activa los conceptos de retención. Cuando registras una compra que supera la base, Rukkos te sugiere la retención. Cada mes genera el periodo para el formulario 350, márcalo declarado y, al pagarlo, pagado, que hace el asiento.
• ICA municipal: configura tu código CIIU, municipio, tarifa y periodicidad. Con Nuevo periodo Rukkos calcula el ICA sobre tus ingresos y hace el asiento; después lo marcas declarado y pagado.
• Informacion exogena DIAN: elige el año gravable y revisa lo que falta antes de presentar. Rukkos arma los formatos 1001, 1003, 1007, 1008 y 1009 desde los asientos, con el tercero de cada línea y el concepto de cada cuenta (lo configura tu contador en Configuración). Descárgalos en Excel o genera el XML para subirlo a MUISCA con la firma electrónica. La fecha límite depende de los últimos dígitos del NIT y Rukkos te la muestra.
• El IVA y el INC de tus ventas los ves en el informe Impuestos de venta, en Informes. Las notas crédito se hacen en Facturación.

La cartera de clientes está en Clientes y cartera, y el balance, el estado de resultados y el libro mayor, en Informes.